如何不吸吮电子邮件– Part Two

您可能仍然很讨厌电子邮件。即使你读 昨天’s post.

这是另外四个提示,可帮助您停止吸吮电子邮件。如果您遵循以下四个技巧, 昨天’s tips,您的电子邮件将大大改善,您的压力水平将降低,并且您的人际关系会更好。

如何不吸吮电子邮件-Matt McWilliams

使用这些电子邮件提示,您便可以轻松地过上效率更高,压力更少的生活。
(点击鸣叫)

当你’re done reading, 在评论中分享您的提示。我们可以一起带领同事,老板,朋友和家人停止电子邮件的疯狂行为。

以下是另外四个提示,可帮助您避免吸吮电子邮件:

  1. 不要经常复制他人。 停止复制每个人及其祖母。我认为Gmail内置的最糟糕的功能是“您是否还要添加___?”每当我进入某人时都链接’的电子邮件。我喜欢Gmail,但是此功能目前可能导致世界上5%的不必要复制。这是我通过电子邮件复制其他人的规则:
  • 曾经 复制到某人的头上。认真地讲,这是让小弟弟或妹妹跑向妈妈或爸爸的最终方式。如果您通过电子邮件批评某人或“提醒”他们,他们忘了开会或其他任何事情,而只是复制老板以“让他们知道”, 你好烂。 你知道为什么这么做吗,你是个小笨蛋。 (您能告诉我,这对我来说是一个热门按钮问题…我是否提到我可能做过或未做过约1000次…Hi I’马特(Matt)和我曾经吸吮电子邮件,有点笨拙的小混混)。
  • 如果您不得不考虑“哦,等等,我几乎忘记添加某某东西,”很有可能您应该将其关闭。
  • 如果您要抄送某人作为“FYI,”给他们发送一封单独​​的电子邮件。不要让他们试图弄清楚意图,也不要让甚至没有发给他们的电子邮件使收件箱混乱。只要给他们一个快速的提示,您就可以将他们输入一个他们一无所知的线程中。突出显示其他电子邮件中的一些要点,并询问它们是否希望包含或不包含。您也可以快速拨打电话。
  • 在他们中有99%的时间,在已经进行的电子邮件线程中抄送某人不是一个好主意,尤其是没有事先解释的情况下。这很浪费时间。停下来。

关于最后两个,如果必须添加某人,请执行以下操作:

  • 告诉其他人您添加了某人。“我已将Jim添加到此电子邮件中,因为他是最好的帮助对象。”
  • 告诉对方发生了什么事。“吉姆,这是弗雷德一直在问的重点。”然后从线程中复制/粘贴(是的,这意味着您将完成工作,而不是吉姆)。唐’使得新复制的人必须阅读下面的所有回复。
  • 请在可行的情况下尽快将其从线程中拔出。
  1. 没有通过电子邮件的坏消息。 就像昨天的SORTA(对所有人的戳记答复)一样,我从 蒂姆·桑德斯(Tim Sanders)。蒂姆说,电子邮件仅用于表示“是”,“也许”或共享无害信息。他是对的。不再有不良报告,可怕的新闻或通过电子邮件发怒的声音。我不’不管您是对冲突不利还是不’在会议上做得很好。长大。你是大人。如果你可以的话’不要分享不良信息或面对面或通过视频通话提供负面反馈,请不要’t do it at all.
  2. 使用EOM和DNR。如果这是一封简短的电子邮件或不需要回复,请告诉我有关主题。使用EOM表示“消息结尾”,表示整个消息都在主题中。 DNR表示“Do Not Reply.”这意味着我不希望或希望得到答复,实际上我是在求您不要答复。无需说“谢谢”或类似的话。

这里有些例子:

一封电子邮件(无EOM)

主题:今晚的晚餐

讯息:全部,

今晚的晚餐已取消。即将有更多详细信息。

电子邮件二(带有EOM)

主旨:今晚的晚餐已取消。即将有更多详细信息。紧急行动

使用DNR发送电子邮件

主题:DNR –三月最终Google号码

讯息:这是三月份我们Google广告的最终编号。

这使您免于需要回复的感觉。

我向一家公司的团队介绍了这两个概念,每个人都立即参与其中。这两个更改大大减少了电子邮件的数量。

注意:这是您必须告知他人的仅有的两个。否则,没人会理解这些缩写的含义。

  1. 使用清晰明了的主题行。 你有重要新闻吗?然后,一定要在主题行中这样说。隐藏重要的信件“Subject Line: Hey”没有给任何人任何好处—除了您的竞争。

主题行我不好’ve最近看过(也许使用过…oops):

“Wow”
“Computers”
“Meeting”
“Question”

好的主题行我’ve Seen Recently:

“Updates to Today’s 会议 Agenda”
“NDA咨询费”
“关于电话系统选项的精彩文章”

我将打开这些内容,并知道我会做什么。它可以帮助我确定您的电子邮件优先级。优秀的科目自然会升至榜首。坏人去“有机会时请阅读” pile.

所以你有它。总共八个改善您的电子邮件的技巧可以立即使用。您可以选择自己开始或包括其他人。无论哪种方式,您都可以轻松地使收件箱更简化,生活更轻松,压力也更大。

您做了什么改善您的电子邮件体验?在下面分享您的提示。

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